Дата принятия: 16 декабря 2019 г.
Номер закона: 439‑ФЗ (редакция от 24 февраля 2021 г.)
Дата вступления в силу: 1 января 2020 г.
Источник: Президент Российской Федерации В. Путин, Москва, Кремль.

Содержание статьи

1. Исторический контекст и предпосылки
2. Ключевые положения закона
3. Порядок внедрения электронных сведений
4. Влияние на работодателей и работников
5. Риски и ответственность за нарушение
6. Часто задаваемые вопросы

Федеральный закон № 439‑ФЗ направлен на цифровизацию трудовых отношений. Его главная задача — обеспечить формирование, хранение и предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Это позволяет:

• Сократить бумажный документооборот;
• Ускорить процесс получения и проверки трудовых данных;
• Повысить прозрачность отношений между работодателем и работником;
• Обеспечить более надёжный контроль со стороны государственных органов.

Исторический контекст и предпосылки

До 2020 года большинство сведений о трудовой деятельности (трудовые книжки, справки, договоры) велись исключительно в бумажном виде. Это создавало ряд проблем:

• Высокие затраты на печать, хранение и транспортировку документов;
• Риск потери или повреждения оригиналов;
• Сложности при проверке данных в рамках инспекций и судебных разбирательств.

В связи с активным развитием информационных технологий и государственной программы «Цифровая экономика», был инициирован процесс перехода к электронному учёту трудовой деятельности, который и закреплён в законе 439‑ФЗ.

Ключевые положения закона

Объекты регулирования

Закон распространяется на:

• Сведения о трудовой деятельности, включая сведения о приёме, переводе, увольнении, начислении заработной платы, отпусках и др.;
• Электронные трудовые книжки (ЭТК) и их аналоги;
• Электронные справки и сертификаты, выдаваемые работодателем.

Обязанности работодателя

Работодатели обязаны:

1. Вести учёт трудовой деятельности в электронном виде с момента начала трудовых отношений;
2. Обеспечить работнику доступ к его электронным сведениям через уполномоченные информационные системы;
3. Сохранять электронные данные не менее 5 лет после прекращения трудовых отношений (срок может быть увеличен в случае судебных разбирательств);
4. Гарантировать достоверность и конфиденциальность сведений.

Права работника

Работник имеет право:

• Получать полную и достоверную информацию о своей трудовой истории в электронном виде;
• Запрашивать исправление ошибочных данных;
• Получать копию электронных документов в любой момент без дополнительной оплаты.

Государственный контроль

Контроль за соблюдением закона возлагается на:

• Федеральную службу по труду и занятости (Роструд);
• Региональные органы исполнительной власти;
• Органы Федеральной налоговой службы (для проверки налоговых аспектов).

Ответственность за нарушение

За несоблюдение требований закона предусмотрены административные штрафы:

• Для юридических лиц, от 30 000 до 200 000 рублей;
• Для должностных лиц — от 10 000 до 50 000 рублей;
• В случае умышленного сокрытия сведений — возможность привлечения к уголовной ответственности (ст. 285.1 УК РФ).

Порядок внедрения электронных сведений

Этапы перехода

1. Подготовительный этап (2020‑2021 гг.) — разработка и утверждение государственных информационных систем (ГИС «Электронный трудовой архив»).
2. Тестирование и пилотные проекты (2021‑2022 гг.) — крупные работодатели (госучреждения, крупные корпорации) начали использовать электронные трудовые книжки.
3. Общий переход (с 2023 г.) — обязательный переход всех работодателей к электронному учёту.

Технические требования

• Система должна соответствовать требованиям ФСТЭК России по защите информации;
• Поддержка электронных подписей (КЭП) для подтверждения подлинности записей;
• Наличие резервного копирования и восстановления данных;
• Интеграция с бухгалтерскими и кадровыми программами (1С, SAP, Oracle HR и др.).

Роль государственных сервисов

Для упрощения процесса созданы два основных портала:

• Госуслуги.ру — доступ работников к своим электронным трудовым книжкам;
• Электронный архив Трудового кодекса — платформа для работодателей, где хранятся все сведения о трудовой деятельности.

Влияние на работодателей и работников

Для работодателей

• Снижение расходов на бумагу и архивирование;
• Упрощение процесса подготовки к проверкам (быстрый экспорт данных в требуемом формате);
• Повышение эффективности HR‑процессов за счёт автоматизации;
• Необходимость инвестиций в ИТ‑инфраструктуру и обучение персонала.

Для работников

• Удобный доступ к полной истории трудовой деятельности в любой момент;
• Уменьшение риска потери трудовой книжки;
• Повышенная прозрачность начислений, отпусков и иных выплат;
• Возможность быстро предоставлять работодателям и государственным органам необходимые справки.

Риски и ответственность за нарушение

Несоблюдение требований закона может привести к серьёзным последствиям:

• Административные штрафы — финансовый удар, особенно для малого бизнеса;
• Утрата доверия со стороны сотрудников и государственных органов;
• Юридические споры — в случае ошибок в электронных записях работник может потребовать компенсацию;
• Киберугрозы — без надлежащей защиты данные могут стать объектом кражи или подделки.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Нужно ли сохранять бумажные трудовые книжки после перехода на электронный учёт?

Ответ: Нет. После того как сведения полностью перенесены в электронный архив, бумажные трудовые книжки могут быть изъяты у работников. Однако работник может запросить их копию в любой момент.

Вопрос: Какой срок хранения электронных данных обязателен?

Ответ: Минимальный срок — 5 лет после прекращения трудовых отношений. При наличии судебных разбирательств срок может быть продлён до 10 лет.

Вопрос: Что делать, если в электронном архиве обнаружена ошибка?

Ответ: Работник имеет право в течение 30 дней с момента обнаружения ошибки потребовать её исправления. Работодатель обязан внести корректировку и зафиксировать её в системе.

Вопрос: Можно ли использовать сторонние сервисы для хранения электронных трудовых данных?

Ответ: Да, при условии, что такие сервисы соответствуют требованиям ФСТЭК и имеют сертификат соответствия. Однако основной реестр обязан вести государственная платформа.

Федеральный закон № 439‑ФЗ стал важным шагом в цифровой трансформации российского рынка труда. Он упрощает взаимодействие между работодателем, работником и государственными органами, снижает административные издержки и повышает уровень защиты трудовых прав. При правильном внедрении и соблюдении требований закон приносит выгоду всем участникам трудового процесса, однако требует внимательного отношения к ИТ‑безопасности и соблюдения нормативных сроков.

Если ваш бизнес ещё не перешёл на электронный учёт, настоятельно рекомендуется начать подготовительные работы уже сейчас, чтобы избежать штрафов и обеспечить конкурентные преимущества в управлении персоналом.

Дата актуализации статьи: 28 мая 2026 г.