Если вам необходимо получить архивную справку‚ выписку или копию документа из Центрального архива Министерства обороны Республики Казахстан (ЦА МО РК)‚ важно понимать специфику данной процедуры․ Чаще всего такие документы требуются для подтверждения сведений социально-правового характера: для оформления пенсий‚ получения льгот‚ компенсаций‚ а также для предоставления в государственные и правоохранительные органы․

В данной статье мы подробно разберем‚ какие именно документы можно получить‚ куда обращаться‚ какие бумаги потребуются и сколько времени займет процесс․

Какие документы выдает Центральный архив МО РК?

По результатам рассмотрения вашего запроса Центральный архив Министерства обороны РК может выдать следующие документы:

• Архивная справка — документ на бланке письма организации‚ содержащий необходимую информацию с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов‚ на основании которых она составлена․ Имеет юридическую силу подлинника․
• Архивная выписка — документ на бланке письма архива‚ дословно воспроизводящий часть текста архивного документа‚ относящегося к определенному факту‚ событию или лицу‚ с указанием архивного шифра․
• Копия архивного документа — заверенная копия документа‚ находящегося на государственном хранении․
• Ответ об отсутствии запрашиваемых документов на государственном хранении․
• Направление запроса по принадлежности в другой государственный или ведомственный архив․
• Мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги․

Куда обращаться за услугой?

Государственная услуга оказывается Министерством обороны Республики Казахстан (услугодатель)‚ однако подача заявления осуществляется через некоммерческое акционерное общество «Государственная корпорация «Правительство для граждан» (ЦОН)․

На сегодняшний день доступно два способа подачи заявления:

1. Онлайн через портал электронного правительства․ Для этого необходимо авторизоваться на портале‚ перейти по кнопке «Заказать услугу онлайн»‚ заполнить все обязательные поля и прикрепить необходимые документы․ Заявку нужно подписать ЭЦП (электронной цифровой подписью) либо при помощи смс-пароля (при условии регистрации в базе мобильных граждан)․
2. Очно через ЦОН․ При личном обращении в Государственную корпорацию при себе необходимо иметь оригиналы документов для идентификации личности и подачи заявления․

Необходимые документы

Для получения государственной услуги услугополучатель (физическое или юридическое лицо) должен предоставить:

1. Заявление на апостилирование архивных справок и копий архивных документов‚ исходящих из Центрального архива Министерства обороны РК (по форме согласно приложению 1 к Правилам)․
2. Документ‚ удостоверяющий личность (для идентификации услугополучателя); При обращении в ЦОН сведения о документе работник получает из соответствующих государственных информационных систем через шлюз электронного правительства․
3. Документы‚ указанные в перечне основных требований к оказанию государственной услуги (согласно приложению 2 к Правилам)․

Важно: При подаче неполного пакета документов или документов с истекшим сроком действия‚ работник Государственной корпорации вправе отказать в приеме заявления и выдаст соответствующую расписку об отказе․

Сроки оказания услуги и формат результата

Срок подготовки архивных документов составляет 14 рабочих дней с момента регистрации пакета документов в канцелярии услугодателя․ Однако на практике сейчас можно получить справку быстрее — ориентировочно за 11 рабочих дней․ Уведомление о готовности приходит онлайн․

Ранее‚ до трансформации ЦОНов‚ выдавалась исключительно бумажная версия справки․ На сегодняшний день результат оказания услуги доступен как в бумажном‚ так и в электронном формате․

Выдача результата осуществляется через Государственную корпорацию (ЦОН) при предъявлении документа‚ удостоверяющего личность‚ либо вашему представителю по нотариально заверенной доверенности․

Особенности апостилирования документов

Если архивный документ предназначен для использования за рубежом‚ на него может быть проставлен апостиль․ Процедура апостилирования имеет строгие требования:

• Архивные справки и копии документов пишутся четко и ясно‚ подписи должностных лиц и оттиски печатей должны быть отчетливыми․
• Апостиль проставляется на свободном от текста месте документа или на его оборотной стороне и скрепляется гербовой печатью Архива․
• Если на самом документе проставить апостиль невозможно‚ он проставляется на отдельном листе бумаги․ В этом случае листы документа и лист с апостилем прошиваются нитью (или специальным шнуром) и пронумеровываются․
• Место скрепления заклеивается специальной плотной бумагой — звездочкой‚ на которой проставляется гербовая печать Архива (оттиск должен располагаться равномерно на звездочке и на листе документа)․
• Количество скрепленных листов заверяется подписью начальника Архива (или его заместителя)․

Строго запрещено: вносить изменения в текст апостиля‚ менять последовательность строк в штампе‚ а также изготавливать апостиль методом ксерокопирования․ Во всех случаях апостиль проставляется исключительно как оттиск штампа․

Отказ в оказании услуги и порядок обжалования

В случае принятия предварительного решения об отказе в оказании государственной услуги‚ услугодатель обязан уведомить вас об этом‚ а также сообщить время и место проведения заслушивания‚ чтобы вы могли выразить свою позицию․ Уведомление направляется не позднее чем за 3 рабочих дня до завершения срока оказания услуги‚ а само заслушивание проводится не позднее 2 рабочих дней со дня уведомления․

Если вы не согласны с решением‚ действием или бездействием должностных лиц‚ вы имеете право подать жалобу․ Жалоба подается услугодателю и/или должностному лицу‚ чье решение обжалуется․ Они‚ в свою очередь‚ не позднее трех рабочих дней со дня поступления жалобы направляют ее и административное дело в вышестоящий орган или уполномоченный орган по оценке и контролю за качеством оказания государственных услуг․

Получение архивной справки из Центрального архива Министерства обороны РК, процесс регламентированный и прозрачный․ Главное, правильно заполнить заявление‚ собрать полный пакет документов и выбрать удобный для вас способ подачи (онлайн или через ЦОН)․ Помните‚ что для использования документов за границей потребуется процедура апостилирования‚ которая имеет свои жесткие правила оформления‚ соблюдаемые сотрудниками Архива․