Вопрос, который часто возникает у работодателей и работников, – как правильно оформить прекращение трудового договора и какие записи необходимо внести в трудовую книжку. Ответы на эти вопросы содержатся в статье 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), которая была введена Федеральным законом от № 90‑ФЗ и с тех пор неоднократно уточнялась (в частности, поправками Федерального закона от № 439‑ФЗ).

Что регулирует статья 84.1 ТК РФ?

Статья 84.1 устанавливает общий порядок оформления прекращения трудового договора. Ключевые положения включают:

• Обязанность работодателя оформить прекращение трудового договора приказом (распоряжением).
• Требование ознакомления работника с приказом под подпись.
• Порядок выдачи трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности.
• Требования к записи в трудовой книжке и в электронных сведениях о трудовой деятельности.

Ключевые термины

Порядок оформления прекращения трудового договора

Приказ (распоряжение) работодателя

1. Работодатель издаёт приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора.
2. Работник обязан ознакомиться с приказом под подпись. При отказе работника от подписания или невозможности доставки приказа работнику, на документ делается отметка о невозможности ознакомления.
3. По требованию работника работодатель обязан предоставить заверенную копию приказа.

Дата прекращения трудового договора

Днём прекращения считается последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник не работал, но за ним сохранялось место работы (например, отпуск без сохранения заработной платы).

Выдача трудовой книжки и расчёт

• В день прекращения трудового договора работодатель обязан:
  • выдать трудовую книжку (или предоставить сведения о трудовой деятельности),
  • произвести окончательный расчёт (выплату заработной платы, компенсаций, отпускных и т.д.).
• Если работник отказывается принимать книжку или её невозможно выдать (отсутствие работника), работодатель обязан направить:
  • уведомление о необходимости явиться за книжкой, либо
  • заказное письмо с копией сведений о трудовой деятельности.

  С момента отправки такого письма работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.

Запись в трудовой книжке (и в электронных сведениях)

Что именно должно быть записано?

Запись должна содержать:

• Дата прекращения трудового договора (последний день работы);
• Основание прекращения (например, по соглашению сторон, по инициативе работника, по инициативе работодателя и т.д.).
• Ссылка на нормативный акт: ТК РФ ст. 84.1 (указывается статья, часть, пункт).
• При необходимости – указание на договор (номер, дата) и/или приказ (номер, дата).

Формулировка записи (пример)

В трудовой книжке запись может выглядеть так:

 – – Увольнение по соглашению сторон (ТК РФ ст. 84.1, ч. 5, п. 2).

Для электронных сведений о трудовой деятельности (ФСС) используется аналогичная формулировка, но в электронном виде.

Ошибки, которых следует избегать

• Отсутствие ссылки на нормативный акт. Запись без указания статьи считается неполной.
• Неправильные даты. Дата в записи должна совпадать с последним днём работы, а не с датой издания приказа.
• Неуказание основания. Нужно точно указать, почему договор прекращён (по инициативе работника, по соглашению сторон и т.д.).
• Отсутствие подписи работника. Если работник отказался подписать приказ, на нём должна быть отметка о невозможности ознакомления.

Практические рекомендации для работодателей

1. Подготовьте шаблон приказа. В нём уже будет прописана ссылка на ст. 84.1 и место для даты, основания, подписи.
2. Соблюдайте сроки. Приказ и запись в книжке должны быть оформлены в тот же день, когда заканчивается трудовой договор.
3. Контролируйте подпись работника. При отказе от подписи делайте отметку «Не ознакомлен» и сохраняйте копию приказа.
4. Храните копии документов. Оригиналы приказов, копии записей и подтверждения выдачи (акт приёма‑передачи) могут потребоваться в проверках.
5. Уведомляйте в случае невозможности выдачи книжки. Оформляйте заказное письмо с уведомлением и сохраняйте подтверждение отправки.
6. Обучайте кадровый персонал. Регулярные инструктажи помогут избежать типовых ошибок.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что делать, если работник отказывается подписать приказ?

На приказе делается отметка «Работник отказался от ознакомления и подписи», а также указывается дата и подпись лица, ответственного за оформление приказа. Такая запись считается юридически достаточной.

Можно ли оформить запись в электронных сведениях без трудовой книжки?

Да. Если у работника не ведётся трудовая книжка (например, он работает по договору подряда), работодатель обязан оформить электронные сведения о трудовой деятельности в ФСС, указав те же реквизиты, что и в бумажной книжке.

Как быстро работодатель обязан выдать трудовую книжку после увольнения?

По письменному обращению работника трудовая книжка должна быть выдана не позднее трёх рабочих дней со дня обращения.

Какие последствия могут быть у неправильной записи?

Неправильная запись может привести к:

• Отказу в выплате пособий по безработице;
• Штрафам со стороны инспекции труда;
• Судебным спорам с работником.

Статья 84.1 ТК РФ задаёт чёткий алгоритм оформления прекращения трудового договора, а также требования к записи в трудовой книжке и электронных сведениях. Соблюдение этих требований защищает интересы обеих сторон и минимизирует риск административных и судебных споров.

Кратко о главном:

• Прекращение оформляется приказом (распоряжением) работодателя.
• Работник должен ознакомиться с приказом под подпись; при невозможности – делается отметка.
• Последний день работы = день прекращения договора.
• В день прекращения выдаётся трудовая книжка (или сведения) и производится расчёт.
• Запись в книжке обязана содержать дату, основание и ссылку на ст. 84.1 ТК РФ.
• При невозможности выдачи книжки – отправка уведомления/заказного письма освобождает работодателя от ответственности за задержку.

Тщательное соблюдение указанных правил поможет избежать большинства проблем, связанных с оформлением увольнения.

Источник: Трудовой кодекс РФ, статья 84.1 (введена ФЗ от  № 90‑ФЗ, поправки от  № 439‑ФЗ). Доступно на consultant.ru.