Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую историю работника. Правильное оформление записи об увольнении имеет юридическое значение: от неё зависят выплаты, порядок получения пособий и возможность последующего трудоустройства. В статье рассмотрим, что именно предписывает пункт 2 части 1 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), как правильно оформить запись, какие ошибки часто допускаются и как их исправлять.
Что регулирует пункт 2 части 1 ТК РФ?
Пункт 2 части 1 статьи «Трудовой кодекс РФ» гласит:
«Запись об увольнении в трудовой книжке вносится в графу «Дата увольнения», «Основание увольнения», «Сокращение названия организации», «Сокращение названия должности (должностных обязанностей)», «Сокращение названия структурного подразделения».
Таким образом, запись должна содержать пять обязательных реквизитов:
- Дата увольнения.
- Основание увольнения (формулировка, установленная ТК РФ).
- Сокращённое название организации‑работодателя.
- Сокращённое название должности (или должностных обязанностей).
- Сокращённое название структурного подразделения (если оно существует).
Эти реквизиты фиксируются в графе 4 трудовой книжки (стр. 4‑5 «Запись об увольнении»).
Как правильно оформить запись об увольнении?
Шаблон записи
Пример корректной записи (пункт 2 ч. 1 ТК РФ):
Дата увольнения: Основание увольнения: По собственному желанию Организация: ОАО «РосТех» Должность: Инженер‑технолог Подразделение: Отдел разработки
Если в организации нет подразделения, последний пункт опускается.
Формулировки оснований увольнения
ТК РФ предусматривает несколько стандартных формулировок. Ниже – самые часто используемые:
- По собственному желанию – статья 81, пункт 1.
- По соглашению сторон – статья 78, пункт 1.
- В связи с ликвидацией организации – статья 81, пункт 2.
- По инициативе работодателя в связи с сокращением штата – статья 81, пункт 3.
- За нарушение трудовой дисциплины – статья 81, пункт 4.
- По окончании срока трудового договора – статья 78, пункт 2.
Важно использовать именно те формулировки, которые указаны в законе, без добавления «по согласованию», «по желанию работника» и т.п.
Сокращённые названия
Трудовая книжка ограничена по месту, поэтому названия пишутся в сокращённом виде. Примеры:
- ОАО «РосТех» → ОАО «РосТех» (сокращение не требуется).
- Общество с ограниченной ответственностью «СтройИнвест» → ООО «СтройИнвест».
- Должность «Главный инженер по автоматизации» → Гл.инж. по автомат..
- Подразделение «Отдел разработки программного обеспечения» → Отд. разработки ПО.
Пошаговая инструкция по внесению записи
- Подготовка документов. Получите приказ об увольнении (или заявление работника, если увольнение по собственному желанию).
- Проверка реквизитов. Убедитесь, что в приказе указана точная дата увольнения и основание, соответствующее ТК РФ.
- Заполнение графы 4. Вручную (чернильной ручкой) внесите данные в указанный порядок: дата – основание – название организации – должность – подразделение.
- Подпись и печать. После записи подпишите её (работник) и поставьте печать организации (если предусмотрено внутренними правилами).
- Выдача трудовой книжки. Работнику вручают трудовую книжку с подписью работодателя в графе «Подпись работодателя».
Часто встречающиеся ошибки и как их исправлять
Ошибки в формулировке основания
❌ «Уволен по желанию» – неверно, так как в законе указано «По собственному желанию».
✅ «По собственному желанию» – правильно.
Неправильный порядок реквизитов
❌ Дата – Организация – Должность – Основание – Подразделение – нарушает порядок, установленный пунктом 2 ч. 1.
✅ Дата – Основание – Организация – Должность – Подразделение – соответствует требованию.
Ошибки в датах
Если в приказе указана дата, отличающаяся от фактической даты увольнения, запись считается недействительной. При обнаружении ошибки необходимо:
- Составить приказ об исправлении (пункт 4 графы 4 Трудовой книжки).
- В графе 4 указать «Исправление записи об увольнении», указать реквизиты исправляющего документа.
- Подписать исправление обеими сторонами и заверить печатью.
Отсутствие подписи работника
Запись считается недействительной без подписи работника в графе «Подпись работника». В случае пропуска подписи необходимо оформить дополнительный акт с подписью обеих сторон.
Как оформить исправление записи (если ошибка уже допущена)
Согласно статье 183 ТК РФ, исправление производится в графе 4 следующими способами:
- Составить приказ об исправлении (или справку‑запрос в архив, если организация ликвидирована).
- В графе 4 указать: «Исправление записи об увольнении. Дата исправления – № приказа, дата».
- Подписать документ обеими сторонами и поставить печать.
- Если работник уже получил новую трудовую книжку, исправление вносится в новую книгу.
Пример исправления:
Дата увольнения: Основание увольнения: По собственному желанию Организация: ОАО «РосТех» Должность: Инженер‑технолог Подразделение: Отдел разработки Примечание: Исправление записи от , приказ № 45/2026
Практические рекомендации работодателям
- Стандартизировать форму приказа. Внутренний шаблон должен содержать обязательные поля, совпадающие с пунктом 2 ч. 1 ТК РФ.
- Обучать кадровый персонал. Регулярные инструктажи помогут избежать типовых ошибок.
- Проверять запись перед выдачей книги. Ответственный сотрудник проверяет соответствие даты, основания и сокращённых названий.
- Хранить копии приказов. На случай последующего исправления в архиве.
- Вести электронный реестр. Позволит быстро сверять данные и генерировать справки.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли написать «Уволен по собственному желанию» без указания даты?
Нет. Дата обязательна. Без неё запись считается незаполненной, и работник может оспорить её в суде.
Что делать, если организация ликвидирована, а запись в книжке ошибочная?
Обратиться в Государственный архив за копией приказа о ликвидации и оформить исправление на основании этого документа (пункт 4 графы 4 ТК РФ).
Нужно ли указывать сокращённое название должности, если она длинная?
Да. Трудовая книжка ограничена в объёме, поэтому используют общепринятые сокращения (например, «Гл.инж.», «Бухг.», «Менеджер по сбыту» → «Менеджер по сб.).
Можно ли использовать слово «уволен» в основании?
Только если увольнение происходит по инициативе работодателя и основание соответствует статье 81 ТК РФ (например, «За нарушение трудовой дисциплины»). В остальных случаях следует использовать формулировку «По собственному желанию», «По соглашению сторон» и т.д.
Как оформить запись, если работник увольняется в связи с переводом в другую организацию‑группу?
В таком случае запись делается по статье 81, пункт 5 «Перевод на работу в другую организацию», но в трудовой книжке указывается «Перевод» как основание.
Запись об увольнении в трудовой книжке – это не просто формальность, а юридически значимый акт, регулируемый пунктом 2 части 1 Трудового кодекса РФ. Правильное оформление гарантирует:
- Соблюдение прав работника при получении пособий и трудоустройстве.
- Отсутствие споров с контролирующими органами.
- Упрощение процесса исправления ошибок;
Следуя рекомендациям, приведённым в статье, работодатели и кадровики смогут избежать типичных ошибок, а работники – быть уверенными в корректности своих трудовых записей;
Примечание: Информация актуальна на 29 мая 2026 года. При изменении законодательства рекомендуется проверять актуальность формулировок в официальных источниках (КонсультантПлюс, Гарант, официальный сайт Минтруда России).