Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. В 2026 году правила ее ведения претерпели изменения, связанные с масштабным переходом на электронный формат. В этой статье мы подробно разберем, что представляет собой современная трудовая книжка, как ее правильно заполнять и какие нюансы важно учитывать работодателям и сотрудникам.
Что такое трудовая книжка и для чего она нужна?
Трудовая книжка, это официальный документ, в котором фиксируется информация о том, где, когда и кем работал человек, а также о его награждениях. Она необходима для подтверждения стажа и расчета пенсии.
Сегодня существуют два формата:
- Бумажная трудовая книжка — традиционный бланк, который хранится у работодателя.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК), единая база данных, хранящаяся в Социальном фонде России (СФР).
Электронная трудовая книжка (ЭТК): особенности в 2026 году
Важно понимать, что в законодательстве нет такого официального термина, как «электронная трудовая книжка». По сути, это цифровая база данных, в которую работодатели регулярно направляют сведения о сотрудниках. Вся информация хранится у Социального фонда России (СФР), и в любой момент из нее можно сделать выписку для подтверждения стажа.
Кому заводят только ЭТК?
Ключевое изменение касается новых сотрудников. Гражданам, которые впервые устраиваются на работу с 1 января 2021 года, заводят только электронные трудовые книжки. А для тех, кто начнет работать в 2025 году или позднее, выбор формата вообще не предусмотрен, все трудовые книжки ведутся исключительно в электронном виде, и никаких заявлений писать не нужно.
Где посмотреть данные ЭТК?
Работники могут ознакомиться со своей электронной трудовой историей через специальные формы:
- Форма СТДСФР (до 1 января 2023 года она называлась СТДПФР) — содержит информацию обо всех работодателях. По общему правилу там отображаются данные с .
- Форма СТДР — включает данные только по одному конкретному работодателю.
Работодатели передают информацию в базу СФР через форму ЕФС-1.
Правила заполнения бумажной трудовой книжки в 2026 году
Несмотря на цифровизацию, бумажные трудовые книжки все еще существуют и требуют корректного заполнения. В 2026 году актуальны строгие правила ведения разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».
Общие правила внесения записей
- Записи должны вноситься аккуратно, без помарок.
- На ьном листе указываются полные данные сотрудника, дата заполнения, а также подписи работника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
- В разделе «Сведения о работе» отражается прием на работу, переводы, увольнение, а также данные о совместительстве (по желанию работника) и вахтовом методе работы.
Запись об увольнении: требования ТК РФ
Особое внимание уделяется оформлению прекращения трудового договора. Государственная инспекция труда подчеркивает: запись об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона. Обязательно необходима ссылка на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ.
Особенности при приеме на работу и переходе на ЭТК
Если работник решает перейти на электронную трудовую книжку, работодатель обязан соблюдать жесткие сроки:
- Не позднее 3-х дней с даты подачи работником заявления о переходе на ЭТК (и отказе от бумажного формата) работодатель обязан выдать сотруднику бумажный оригинал трудовой книжки на руки.
С этого момента вся дальнейшая информация о карьерном пути гражданина будет собираться исключительно в базе данных СФР.
Совместительство и вахтовый метод
Согласно статье 66 ТК РФ, по желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку. Однако важно помнить: такую запись можно сделать только по месту основной работы. Для этого сотрудник должен предоставить документ, подтверждающий работу по совместительству.
Также в 2026 году сохраняется актуальность внесения записей о работе вахтовым методом — эта информация обязательно отражается в разделе «Сведения о работе» с указанием характера трудовой деятельности.
Трудовая книжка в 2026 году — это симбиоз бумажного архива и современных цифровых технологий. Электронная база СФР постепенно вытесняет бумажные бланки, особенно для новых сотрудников. Работодателям крайне важно строго соблюдать правила внесения записей и сроки передачи данных в СФР, а работникам — регулярно проверять свои данные в формах СТДСФР и СТДР, чтобы быть уверенным в правильности учета своего стажа.