Смерть сотрудника, это всегда трагедия, однако для работодателя она влечет за собой необходимость строгого соблюдения юридических и кадровых процедур. Согласно трудовому законодательству Российской Федерации, смерть работника является основанием для прекращения трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить увольнение, какую запись внести в трудовую книжку и как выдать документ родственникам.
Нормативная база: п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ
Основанием для расторжения трудовых отношений в связи с кончиной сотрудника служит пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса РФ. Данная норма гласит, что трудовой договор подлежит прекращению в случае смерти работника, а также в случае признания его судом умершим или безвестно отсутствующим.
Важно понимать ключевую особенность: в данной ситуации происходит именно прекращение трудового договора, а не «увольнение» по инициативе сторон, поэтому в кадровых документах следует использовать корректную терминологию.
Документы-основания для оформления
Прежде чем издать приказ и внести запись в трудовую книжку, работодатель обязан получить документальное подтверждение факта смерти. Такими документами могут выступать:
- Свидетельство о смерти, выданное органами ЗАГС;
- Решение суда о признании работника умершим или безвестно отсутствующим (вступившее в законную силу);
- Справка о смерти (выдается медицинским учреждением, однако для кадрового оформления предпочтительнее именно свидетельство из ЗАГС).
Без этих документов работодатель не имеет права прекращать трудовой договор.
Издание приказа о прекращении трудового договора
Получив подтверждающий документ, кадровая служба обязана издать приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора. Дата издания приказа, это день предоставления документа, подтверждающего смерть. А вот датой прекращения трудового договора всегда является день смерти работника, указанный в свидетельстве или решении суда.
Важный нюанс с ознакомлением
По общему правилу работник должен расписаться в приказе об увольнении. Очевидно, что в случае смерти это невозможно. В соответствии с практикой и разъяснениями ведомств, подпись работника не ставится. На месте для подписи работника можно сделать отметку: «Ознакомить под подпись невозможно в связи со смертью работника» или оставить поле пустым.
Запись в трудовой книжке при смерти работника
Оформление трудовой книжки, один из самых ответственных этапов. Здесь необходимо учитывать актуальные правила, в частности, новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек, действующий с 2022 года.
Нужно ли вносить запись, если работник перешел на электронную трудовую (ЕФС-1)?
Запись вносится только в бумажную трудовую книжку, если работник при жизни не отказывался от ее ведения и не перешел на электронный учет своей рабочей деятельности (формирование сведений в СФР). Если же сотрудник подал заявление о переходе на электронную трудовую, бумажный документ ему уже не выдавался и не велся, следовательно, и запись вносить не нужно (информация будет передана в СФР в электронном виде).
Как правильно сформулировать запись?
В бумажной трудовой книжке запись формулируется строго в соответствии с ТК РФ, без сокращений. Порядок заполнения граф в разделе «Сведения о работе» следующий:
- Графа 1: указывается порядковый номер записи;
- Графа 2: указывается дата прекращения трудового договора (день смерти из свидетельства);
- Графа 3: вносится запись: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации». Допустима также формулировка: «Работа прекращена в связи со смертью…», однако первый вариант является более предпочтительным и точным с юридической точки зрения. Если работник признан умершим судом, пишется: «Трудовой договор прекращен в связи с признанием судом работника умершим…»;
- Графа 4: указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя о прекращении трудового договора.
Заверение записей
При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя (при наличии печати). Подпись самого работника в данном случае не ставится.
Выдача трудовой книжки родственникам
После внесения соответствующей записи и заверения документа, трудовая книжка должна быть передана родственникам умершего. Для этого необходимо:
- Запросить у родственников заявление о выдаче трудовой книжки;
- Попросить документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке, свидетельство о рождении и т.д.);
- Попросить паспорт родственника;
- Обязательно попросить родственника расписаться в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (в графе, где обычно расписывается работник при получении документа).
Что делать, если за трудовой книжкой никто не обратился?
Если родственников нет или они не пришли за документом, трудовая книжка должна храниться у работодателя до востребования. Невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, после чего могут быть уничтожены по акту.
Отчетность и дополнительные действия
Помимо оформления приказа и трудовой книжки, работодатель обязан:
- Внести запись в личную карточку работника (форма Т-2), аналогичную записи в трудовой книжке;
- Подать сведения в СФР по форме ЕФС-1;
- Произвести расчет и выплатить причитающиеся суммы (заработную плату, компенсацию за неиспользованный отпуск) лицам, имеющим на это право в соответствии со ст. 141 ТК РФ (членам семьи или иждивенцам).
Оформление прекращения трудового договора в связи со смертью работника требует от кадровика внимательности и деликатности. Главное — опираться на документы из ЗАГСа или суда, не сокращать формулировки в трудовой книжке (обязательно указывая п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ), заверить запись печатью и подписью ответственного лица, а также корректно выдать документ родственникам под их роспись. Соблюдение этих правил позволит избежать претензий со стороны контролирующих органов и родственников умершего.