В 1С:Зарплата и Управление Персоналом (1С:ЗУП) документ «Ведомость» является центральным элементом процесса выплаты заработной платы. В зависимости от способа перечисления средств в системе предусмотрено несколько видов ведомостей‚ каждая из которых имеет свои особенности настройки и заполнения.
Содержание
- Общее представление о ведомостях
- Виды ведомостей в 1С:ЗУП
- Подготовительные действия
- Создание и оформление «Ведомости в банк»
- Создание и оформление «Ведомости в кассу»
- Создание и оформление «Ведомости на счета»
- Ведомость через раздатчика
- Полезные советы и типичные ошибки
- Часто задаваемые вопросы
Общее представление о ведомостях
В 1С:ЗУП все выплаты зарплаты фиксируются в журнале «Все ведомости на выплату зарплаты»‚ который находится в разделе «Выплаты» → «Все ведомости на выплату зарплаты». Каждый документ «Ведомость» содержит:
- Шапку – общие параметры выплаты (месяц‚ организация‚ дата‚ проект и др.).
- Табличную часть – список сотрудников‚ начисленные суммы‚ удержания‚ НДФЛ и итоговые выплаты.
- Поля «Учтенные как» и «Выплачивать»‚ определяющие тип расчётов и способ выплаты.
После заполнения всех полей ведомость необходимо провести‚ чтобы информация попала в бухгалтерию и банковские/кассовые регистры.
Виды ведомостей в 1С:ЗУП
В зависимости от способа перечисления средств в системе предусмотрено четыре основных типа ведомостей:
- Ведомость в банк – для перечисления зарплаты на банковскую карту по зарплатному проекту.
- Ведомость в кассу – для выплаты наличными через кассовый аппарат.
- Ведомость на счета – для перечисления средств на лицевые счета сотрудников‚ когда проект зарплатного проекта не используется.
- Ведомость через раздатчика – когда выплата производится уполномоченным лицом (например‚ руководителем подразделения)‚ а не кассиром.
Подготовительные действия
Перед тем как приступить к формированию любой ведомости‚ необходимо выполнить несколько обязательных шагов.
Настройка организации
- Откройте «Настройка» → «Организации».
- Перейдите на вкладку «Учетная политика и другие настройки».
- Нажмите ссылку «Бухучет и выплата зарплаты» и укажите зарплатный проект. Если в компании несколько проектов‚ заполните основной.
Настройка карточек сотрудников
- Откройте карточку сотрудника.
- На вкладке «Выплата зарплаты» укажите:
- Зарплатный проект (если используется).
- Лицевой счет (для выплат «на счета»).
Регистрация кассы (если используется «Ведомость в кассу»)
- Перейдите в «Выплаты» → «Кассы».
- Нажмите «Создать»‚ укажите организацию и название кассы.
- Сохраните запись – теперь касса готова к использованию в ведомостях.
Создание и оформление «Ведомости в банк»
Эта ведомость применяется‚ когда зарплата перечисляется на банковскую карту сотрудника по зарплатному проекту.
Шаги создания
- Откройте журнал «Все ведомости на выплату зарплаты».
- Нажмите кнопку «Создать» и в выпадающем списке выберите «Ведомость в банк».
- В шапке документа укажите:
- Месяц выплаты;
- Организацию;
- Дата документа;
- Зарплатный проект.
- Поле «Учтенные как» – выберите «Расчеты по оплате труда».
- Поле «Выплачивать» – укажите тип выплаты (аванс‚ окончательный расчёт‚ межрасчетные выплаты).
- Заполните табличную часть кнопкой «Заполнить» или «Подбор». Система автоматически подставит начисления‚ удержания и НДФЛ.
- При необходимости отредактируйте отдельные строки (например‚ добавить/исключить межрасчетные начисления).
- Проведите документ – выплата будет отражена в бухгалтерском учете и в банковском регистре.
Особенности выплаты аванса
Если в ведомости учитывается аванс‚ необходимо в документе начисления указать‚ какие межрасчетные суммы (отпускные‚ больничные‚ командировки) будут выплачены вместе с авансом. Это делается в поле «Выплачивать с авансом» соответствующего начисления.
Создание и оформление «Ведомости в кассу»
Ведомость в кассу используется для выплаты наличных средств.
Шаги создания
- В журнале «Все ведомости на выплату зарплаты» нажмите «Создать» → «Ведомость в кассу».
- В шапке укажите:
- Месяц выплаты;
- Организацию;
- Кассу (выберите ранее зарегистрированную кассу);
- Вид выплаты (аванс‚ окончательный расчёт‚ межрасчетные).
- Поле «Учтенные как» – обычно «Расчеты по оплате труда».
- Заполните табличную часть – система подставит начисления‚ удержания и НДФЛ.
- Проверьте суммы наличных (в колонке «Выплата наличными») и проведите документ.
Регистрация кассы (повторное напоминание)
Если касса ещё не создана‚ выполните действия из раздела Подготовительные действия → Регистрация кассы.
Создание и оформление «Ведомости на счета»
Этот тип ведомости применяется‚ когда зарплата перечисляется на банковские карты сотрудников‚ но без использования зарплатного проекта.
Настройка
- Убедитесь‚ что в карточке сотрудника заполнено поле «Лицевой счет» (вкладка «Выплата зарплаты»).
- В организации в настройках укажите‚ что выплаты могут идти «на счета»‚ если это требуется.
Шаги создания
- В журнале «Все ведомости на выплату зарплаты» нажмите «Создать» → «Ведомость на счета».
- Заполните шапку (месяц‚ организация‚ дата‚ тип расчётов).
- В поле «Выплачивать» укажите нужный тип выплаты.
- Нажмите «Заполнить» – система подставит суммы и привяжет их к лицевым счетам сотрудников.
- Проведите документ – данные автоматически попадут в регистры банковских операций.
Ведомость через раздатчика
Иногда выплаты осуществляются уполномоченным лицом (например‚ руководителем подразделения)‚ а не кассиром. Для этого используется документ «Ведомость через раздатчика».
Как настроить раздатчика
- В справочнике «Раздатчики» (раздел «Выплаты» → «Раздатчики») создайте запись‚ указав:
- Организацию;
- Ответственное лицо;
- Тип выплат‚ за которые раздатчик уполномочен.
- Назначьте раздатчика в параметрах организации (если требуется).
Формирование ведомости
- В журнале «Все ведомости на выплату зарплаты» нажмите «Создать» → «Ведомость через раздатчика».
- Укажите раздатчика в шапке документа.
- Заполните остальные параметры (месяц‚ тип выплат‚ расчёты).
- Заполните табличную часть и проведите документ.
Полезные советы и типичные ошибки
- Проверяйте соответствие зарплатного проекта – если в организации используется несколько проектов‚ убедитесь‚ что в шапке ведомости выбран правильный.
- Не забывайте указывать лицевой счет в карточке сотрудника‚ иначе «Ведомость на счета» будет пустой;
- Контролируйте межрасчетные начисления – они могут автоматически включаться в аванс‚ если в документе начисления отмечено соответствующее поле.
- Проводите только после окончательной проверки – после проведения документ нельзя изменить без отмены проведения.
- Регулярно сверяйте журнал «Все ведомости на выплату зарплаты» с банковскими выписками и кассовыми журналами.
- Используйте кнопку «Подбор» вместо ручного ввода‚ чтобы избежать ошибок в расчётах.
Часто задаваемые вопросы
Как добавить в ведомость сотрудника‚ которого нет в списке?
Сначала создайте карточку сотрудника в справочнике «Сотрудники»‚ заполните вкладку «Выплата зарплаты»‚ после чего в ведомости нажмите «Подбор» – система предложит добавить нового сотрудника.
Можно ли изменить тип выплаты после проведения ведомости?
Нет. После проведения необходимо отменить проведение‚ внести изменения и провести документ заново.
Где посмотреть‚ какие суммы уже перечислены банком?
Откройте журнал «Банковские операции» (раздел «Бухгалтерия» → «Банковские операции») и отфильтруйте по дате и организации.
Как отразить в ведомости выплаты‚ сделанные через сторонний сервис (например‚ PayPal)?
Для таких выплат рекомендуется использовать тип «Ведомость на счета» и указать в поле «Выплачивать» соответствующий комментарий. При необходимости создайте отдельный «Вид расчётов» в справочнике «Виды расчётов».
В 1С:ЗУП документ «Ведомость» – это универсальный инструмент‚ позволяющий гибко управлять выплатами заработной платы в зависимости от способа перечисления средств. Правильная настройка организации‚ карточек сотрудников и справочников (касс‚ раздатчиков‚ проектов) гарантирует безошибочную работу системы и упрощает процесс согласования с бухгалтерией и банком.
Следуя описанным в статье шагам‚ вы сможете быстро формировать любые виды ведомостей‚ контролировать межрасчетные начисления и избегать типичных ошибок‚ которые часто приводят к задержкам выплат;
Помните: проверка данных перед проведением – ваш главный инструмент профилактики ошибок.