В современном рекрутменте использование специализированных программ и электронных систем учета кадров — абсолютная норма. Одной из таких известных систем, особенно в структурах с жесткой дисциплиной, является программа с шифром «Алушта», изначально созданная как единая электронная база данных для учета личного состава. Однако независимо от того, использует работодатель военные системы учета, популярные CRM-системы или простые таблицы Excel, правила обработки информации остаются едиными.
Самое главное, что нужно знать соискателю и HR-специалисту: внесение данных кандидата в любую базу без его ведома и согласия прямо нарушает закон.
Что говорит закон о персональных данных?
Основной документ, регулирующий этот вопрос, — Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных». Согласно его нормам, сбор, хранение, использование и любые другие действия с персональными данными (а ФИО, номер телефона, адрес электронной почты и сведения о трудовом стаже — это именно они) допускаются только при наличии согласия субъекта персональных данных.
С 2025 года в 152-ФЗ вступили в силу важные изменения, которые еще больше ужесточили правила для рекрутеров: появились новые штрафы, запреты на использование иностранных сервисов для хранения данных и уточнены правила обработки информации кандидатов.
Когда согласие кандидата необходимо?
Закон предельно четок: согласие необходимо на любой вид обработки. Рассмотрим типичные ситуации:
- Сохранение резюме в базе — если вы хотите поместить кандидата в кадровый резерв или базу кандидатов для будущих вакансий, придется брать дополнительное согласие (помимо согласия на рассмотрение текущей вакансии).
- Проверка судимости и проверка по базам МВД, отсутствие согласия делает проверку незаконной. При этом, если кандидат не дает службе безопасности согласия на проверку судимости, это не может стать основанием для отказа в трудоустройстве.
- Передача резюме третьим лицам — если ваш приятель-рекрутер переслал вам резюме кандидата без его ведома, вы не имеете права сохранять это резюме и использовать сведения оттуда.
Программа «Алушта» и специфика учета
Система «Алушта» неоднократно упоминалась в контексте сбоев при попытке навести порядок в учете личного состава. Главная проблема таких закрытых баз, риск бесконтрольного внесения данных. Однако даже в рамках военных или государственных ведомств действует 152-ФЗ. Внесение офицера или кандидата в такую базу без его ведома — это нарушение, которое дает право гражданину требовать удаления своих данных.
Исключения: когда данные вносят без согласия?
Закон предусматривает крайне узкий круг случаев, когда согласие не требуется. В контексте рекрутмента это:
- Исполнение договора — кандидат сам прислал резюме на конкретную вакансию (это считается заключением договора-оферты на обработку данных в целях трудоустройства). Но! Это разрешает обработку только для данной вакансии. Сохранять данные «на будущее» без отдельного согласия нельзя.
- Защита жизни и здоровья — к подбору персонала это отношения не имеет.
- Антиотмывочное законодательство — например, внесение подозрительных лиц в реестр ЦБ РФ по закону 161-ФЗ (операции без согласия клиента, блокировка мошеннических транзакций). К HR-сфере это не относится.
Штрафы за незаконное внесение в базу
Нарушение закона о персональных данных при подборе персонала, один из 17 способов нарушить закон для HR-практика. Штрафы за обработку ПД без согласия существенны и с учетом изменений 2025 года продолжают расти. Согласно актуальным данным, размеры административных штрафов составляют:
- На граждан — от 3 000 до 5 000 рублей;
- На должностных лиц (включая HR-специалистов и рекрутеров) — от 10 000 до 20 000 рублей;
- На юридических лиц (работодателей) — от 15 000 до 75 000 рублей.
При этом следует помнить, что за более серьезные нарушения (например, утечку базы кандидатов) штрафы для юридических лиц могут достигать миллионов рублей.
Как правильно организовать работу с базой кандидатов?
Чтобы вести базу кандидатов удобно и по закону, рекрутерам следует соблюдать пошаговую инструкцию:
- Получить согласие — в согласии должна быть четко указана цель обработки (например, «для рассмотрения на вакансию менеджера» или «для включения в кадровый резерв на 2026 год»).
- Использовать разрешенные сервисы — хранить все резюме в единой базе, видеть историю общения (письма, звонки, комментарии) можно только в тех системах, которые соответствуют требованиям 152-ФЗ (в 2025 году актуален запрет на иностранные сервисы).
- Соблюдать сроки, после отказа кандидату или истечения срока согласия, данные должны быть уничтожены.
Что делать кандидату, если его внесли в базу без ведома?
Если вы узнали, что ваши данные хранятся в базе компании (будь то CRM, таблица или система «Алушта») без вашего согласия, закон на вашей стороне; Вы имеете право:
- Направить работодателю запрос об отзыве согласия на обработку персональных данных.
- Потребовать удаления ваших данных из базы.
- В случае отказа или игнорирования обращения — подать жалобу в Роскомнадзор, который инициирует проверку и оштрафует компанию.
Резюме
Ни одна компания, ни одна программа (даже такая закрытая, как «Алушта») не имеет права вносить ваши данные в базу без вашего ведома. Требования 152-ФЗ обязательны для всех. Для работодателей нарушение этого правила чревато серьезными штрафами, а для кандидатов закон предоставляет надежный инструмент защиты их частной жизни и личной информации.