Увольнение сотрудника — это всегда сложный процесс, требующий максимального внимания к деталям со стороны отдела кадров и бухгалтерии. Особого внимания заслуживают случаи расторжения трудового договора по инициативе работодателя. Одним из таких оснований является пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ — увольнение в связи с сокращением численности или штата работников. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить запись в трудовой книжке, чтобы избежать юридических ошибок и претензий со стороны проверяющих органов.
Суть увольнения по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ
Прежде чем говорить о заполнении трудовой книжки, важно понимать саму суть процедуры. Увольнение по сокращению штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) — это расторжение трудового договора по инициативе работодателя в связи с ликвидацией штатных единиц или уменьшением их количества. Это не вина работника, а вынужденная мера организации, поэтому закон строго регламентирует процедуру, защищая права увольняемого.
Обязательные условия для законного увольнения
Чтобы увольнение по сокращению было признано законным, работодатель обязан соблюсти ряд жестких требований:
- Уведомление: работник должен быть предупрежден о предстоящем увольнении персонально и под подпись не менее чем за два месяца до даты расторжения договора.
- Предложение вакансий: работодатель обязан предлагать увольняемому все подходящие вакансии в данной местности, которые работник может занимать с учетом его квалификации и состояния здоровья.
- Учет преимущественного права: при выборе сотрудников, подлежащих сокращению, необходимо оценивать их производительность и квалификацию (ст. 179 ТК РФ).
- Согласие профсоюза: если работник является членом профсоюза, необходимо учесть мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации.
- Выходное пособие: при увольнении работнику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также сохраняется средний заработок на период трудоустройства (до двух-трех месяцев).
Правила оформления трудовой книжки
С сентября 2021 года действуют новые правила оформления трудовых книжек, которые были установлены Постановлением Правительства РФ № 1537. Работодателям крайне важно учитывать эти изменения, чтобы не делать ошибок. Согласно актуальным нормам, записи об увольнении должны вноситься с соблюдением строгих стандартов.
Основные требования к заполнению
- Даты (день увольнения, приказ) указываются арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
- Записи нумеруются сквозной нумерацией в графе 1.
- Ссылки на нормативные акты делаются без сокращений, однако в графе 4 допускается сокращенное наименование документа (например, «Приказ от…»).
- В графе 2 указывается дата увольнения (последний рабочий день).
- В графе 3 формулировка увольнения должна точно соответствовать формулировке Трудового кодекса. Категорически запрещено использовать аббревиатуры вроде «уволен по сокращению» или «уволен по ст. 81». Необходимо писать полностью: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с сокращением численности (или штата) работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
- В графе 4 указывается реквизит приказа (распоряжения) работодателя, дата его издания.
Образец записи в трудовой книжке
Ниже представлен корректный вариант заполнения раздела «Сведения о работе» трудовой книжки сотрудника, увольняемого по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Пример заполнения табличной части:
Графа 1 (№ записи): 15
Графа 2 (Дата увольнения): 28 05 2026
Графа 3 (Сведения о приеме/увольнении): Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Графа 4 (Документ-основание): Приказ от № 45-к
Важные нюансы формулировок
Обратите внимание на разницу между «сокращением численности» и «сокращением штата». Если в организации просто уменьшилось количество ставок (например, было 5 бухгалтеров, стало 3), то в записи указывается «в связи с сокращением численности работников». Если упраздняется сама должность или отдел, пишется «в связи с сокращением штата работников». В приказе и в трудовой книжке формулировка должна совпадать с фактической причиной.
Заверение записей
После внесения записи об увольнении необходимо правильно заверить все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя. Согласно правилам, действующим с 2021 года:
- Все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя (при ее наличии).
- Подпись работника ставится только в его личной карточке (форма Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек. В самой трудовой книжке подпись увольняемого работника больше не ставится (это одно из ключевых изменений последних лет).
Что делать, если работник находится на больничном?
Закон категорически запрещает увольнение работника по инициативе работодателя (в т.ч. по сокращению штата) в период его временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске (ч. 6 ст. 81 ТК РФ). Если дата увольнения пришлась на период больничного, работодатель обязан перенести день увольнения на первый рабочий день после закрытия листка нетрудоспособности.
Выдача трудовой книжки
В день увольнения работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку. Если в этот день выдать документ невозможно (работник отсутствует или отказывается от получения), работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Оформление записи в трудовой книжке по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ требует скрупулезности и точного следования букве закона. Любая неточность в формулировке, неправильная дата или отсутствие ссылки на нужный пункт статьи могут стать причиной судебных разбирательств и восстановления работника на работе с выплатой компенсаций. Использование внутренних чек-листов HR-службы и актуальных образцов заполнения поможет избежать фатальных ошибок и сделать процесс увольнения максимально корректным и безопасным для организации.