Увольнение в связи с сокращением численности или штата работников, это одна из самых сложных процедур расторжения трудового договора по инициативе работодателя. От правильности оформления документов, и в особенности записи в трудовой книжке, зависит отсутствие юридических рисков для компании. В данной статье мы подробно разберем, как именно должна звучать формулировка, на какие нормативные акты ссылаться и как избежать типичных ошибок, в т.ч. при взаимодействии с электронной трудовой книжкой (СЗВ-ТД).
Нормативная база
Основанием для увольнения выступает пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации. Данная норма дает работодателю право расторгнуть трудовой договор в случае сокращения численности (когда уменьшается количество штатных единиц по определенной должности) или штата (когда из штатного расписания исключается сама должность).
Правила внесения записей в бумажную трудовую книжку регламентируются:
- Постановлением Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
- Постановлением Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
Точная формулировка записи
Инструкция № 69 строго регламентирует, как должна звучать запись об увольнении. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки необходимо указать причину увольнения строго в формулировке, предусмотренной ТК РФ, со ссылкой на соответствующую статью, пункт и часть.
Образец формулировки:
«Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением численности (или штата) работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
Обратите внимание: слова «численности» и «штата» не взаимозаменяемы. В записи должно быть указано именно то, что имело место на практике: сокращение численности или сокращение штата. Если сокращается штат (должность исключается полностью), пишем «сокращением штата». Если уменьшается количество единиц (например, было 5 инженеров, стало 3), пишем «сокращением численности»;
Пошаговое заполнение бумажной трудовой книжки
В разделе «Сведения о работе» заполнение происходит по следующим графам:
- Графа 1 (№ записи): Проставляется порядковый номер записи (например, 15).
- Графа 2 (Дата): Ставится дата увольнения арабскими цифрами (например, ). Она должна совпадать с датой, указанной в приказе об увольнении.
- Графа 3 (Сведения о приеме…): Вносится сама формулировка об увольнении без сокращений. Важно: слова «Уволен» или «Трудовой договор расторгнут» равнозначны, однако современная практика и судебные решения склоняются к формулировке «Трудовой договор расторгнут» (или прекращен), так как именно договор является субъектом расторжения.
- Графа 4 (Основание): Указывается документ, на основании которого внесена запись, приказ (распоряжение) работодателя. Например: «Приказ от № 45-к».
После внесения записи работник должен быть ознакомлен с ней под роспись в самой трудовой книжке (в разделе «Сведения о работе») и в личной карточке формы Т-2. Запись заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя (при ее наличии).
Особенности подачи СЗВ-ТД при сокращении
С 2021 года работодатели полностью перешли на подачу отчетности по форме СЗВ-ТД в электронном виде. При увольнении по сокращению штата или численности срок подачи СЗВ-ТД составляет не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.
Как отразить увольнение по п. 2 ч. 1 ст. 81 в СЗВ-ТД:
- Причина увольнения: В электронной форме необходимо выбрать код «УВОЛЕН».
- Статья ТК РФ: Указывается статья, пункт, часть — «пункт 2 части 1 статьи 81».
- Основание: Приказ об увольнении, его дата и номер.
Важный нюанс, связанный с переходным периодом (2020-2021 гг.)
Многие кадровики столкнулись с проблемами при переходе на СЗВ-ТД: в конце 2020 года подавались первичные сведения о сотрудниках и их местах работы, а в 2021 году при увольнении по сокращению возникали расхождения. Если при первоначальной подаче СЗВ-ТД в 2020 году должность сотрудника была указана с ошибкой (или не была указана вовсе), а увольнение происходит по сокращению штата, Пенсионный фонд (ныне СФР) может не пропустить отчет. В таком случае необходимо сначала подать корректирующую (отменяющую) форму СЗВ-ТД за 2020 год, а затем уже подавать отчет о приеме на работу (с правильной должностью) и об увольнении.
Типичные ошибки при внесении записей
Несмотря на четкие инструкции, на практике часто допускаются ошибки, которые могут привести к судебным разбирательствам и штрафам:
- Неполная формулировка: Указание просто «Уволен по сокращению штата» без ссылки на пункт, часть и статью ТК РФ. Это является нарушением и делает запись недействительной.
- Путаница со статьями: Указание «ст. 81, п. 2» вместо «пункт 2 части первой статьи 81». Инструкция требует прописывать слова «часть» и «пункт».
- Увольнение без предупреждения: Хотя это не относится напрямую к записи в книжке, запись об увольнении по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ будет незаконной, если работодатель не уведомил сотрудника под роспись за 2 месяца до увольнения и не предложил имеющиеся вакансии.
- Несовпадение дат: Дата увольнения в трудовой книжке, приказе и СЗВ-ТД должна быть идентичной.
Выходное пособие и компенсации
При внесении записи об увольнении по сокращению, работодатель обязан произвести окончательный расчет, который включает:
- Заработную плату за отработанное время;
- Компенсацию за неиспользованный отпуск;
- Выходное пособие в размере среднего месячного заработка;
- Сохранение среднего заработка на период трудоустройства (до 2-3 месяцев в установленных законом случаях).
Исправление ошибок
Если после внесения записи об увольнении по сокращению была обнаружена ошибка (например, неверно указан номер приказа или формулировка статьи), исправлять ее нужно по общим правилам. В следующей свободной строке в графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна», а затем вносится правильная формулировка. В графе 4 повторно указывается ссылка на приказ работодателя. Зачеркивать неверные записи в разделе «Сведения о работе» категорически запрещено.
Запись в трудовую книжку об увольнении по сокращению численности или штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) требует максимальной внимательности. Формулировка должна полностью соответствовать Трудовому кодексу, а все даты и реквизиты приказов — совпадать в бумажной трудовой книжке и электронном отчете СЗВ-ТД. Помните, что правильно оформленная трудовая книжка, это гарантия того, что работник сможет встать на учет в центр занятости и получать все положенные ему по закону компенсации, а работодатель избежит претензий со стороны трудовой инспекции.